Lohn- und Gehaltsabrechnung

Eine manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung ist aufgrund der Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen und der dazu erforderlichen ständigen Aktualisierungen nicht mehr denkbar, weil der digitale Wandel zunehmend alle Bereiche in einem Unternehmen erfasst.

Diese Aussage trifft auf auch die Lohnabrechnung /Gehaltsabrechnung in Unternehmen zu. Ein Mitarbeiter im Personalabteilungsbereich, der noch vor Jahrzehnten Barmittel an die Arbeiter ausgegeben hat, muss heute vollautomatisierte und hochkomplexe Computersysteme bedienen, damit der Lohn oder der Gehalt an die Mitarbeiter ausgezahlt werden kann.

Die Tätigkeit „Online-Lohnbuchhaltung“ und die Aktion –Löhne berechnen- kommt heute nicht nur wegen der Vorteile aus der edv-technischen Abrechnung zum Einsatz, sondern auch wegen der gerade in den letzten Jahren stark angestiegenen Anforderungen des Gesetzgebers. Gerade diese Tatsache stellt für mittlere und kleinere Unternehmen oftmals eine Herausforderung dar. In den 50er-Jahren wurden die Arbeitsverträge in gleichartiger Ausführung auf der Basis der Bürgerlichen Gesetzbuches abgeschlossen. Heute muss jeder Arbeitsvertrag einzeln und individuell geregelt werden und jeder Lohne- und Gehaltsabrechnung wird somit auch auf einer individuellen Basis abgerechnet. Zusätzlich gibt es eine Vielzahl von Vorschriften zu Krankheits- oder Urlaubszeiten, Wochenend- und Mehrarbeiten sowie Vorschriften zu Spesen und Aufwandsentschädigungen, die eine solche Lohn- oder Gehaltsabrechnung wesentlich aufwendiger und komplizierter machen. Fordern Sie jetzt Ihr Demokonto an.

Hinzu kommen noch eine Vielzahl von Vorschriften aus dem Steuer- und Sozialrecht sowie die individuellen Daten des Mitarbeiters(Siehe Ihr unseren Ratgeber) Durch die laufenden Veränderungen der Tarifverträge durch die Tarifabschlüsse kommen weitere fortlaufende Abänderungen hinzu, die alle bei den einzelnen Abrechnungen mit berücksichtigt werden müssen.

Die technischen Veränderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den letzten Jahrzehnten

In den 90er Jahren gab es eine verstärkte Nachfrage nach Programmen für Lohn-/Gehaltsabrechnung, weil diese es den Benutzern erlaubte, viele Massendaten mit einem sehr geringen Personalaufwand zu beherrschen und abzuwickeln. Die technischen Möglichkeiten der heutigen Programme haben sich erheblich weiter entwickelt. So können heutzutage beim Einsatz von webbasierten Lösungen diese nahezu von jedem Ort auf der Erde aus gesteuert werden. Auch verfügen die heutigen Systeme über eine so hohe Datensicherheit, die auf dem herkömmlichen Weg nicht so sichergestellt werden kann. Wenn heute eine Firma durch einen Brand zerstört werden würde, kann man heute durch den Einsatz von Cloud-Diensten sicherstellen, dass auch in einem solchen Fall die wichtigen Personalakten wieder greifbar sind.

Zusätzlich verfügen diese Programme über eine Vielzahl von Möglichkeiten, Statistiken und Berichte auszuwerten, die es wiederum dem Unternehmen somit eine wesentlich effektivere Steuerung des Personals ermöglicht.

Die Funktionsweise
Eine gute Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware anders als das Social Trading ist heute in der Lage, einen automatischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern sowie der Finanzverwaltung durchzuführen. Auch sind diese Systeme in der Lage, die Auszahlungsdaten an Finanzprogramme zu übergeben, welche eine termingerechte Auszahlung von Gehältern und Löhne ermöglichen. Zusätzlich werden wichtige Dokumente, wie beispielsweise der individuell mit dem Arbeitnehmer vereinbarte Arbeitsvertrag, in einer für den Arbeitnehmer geführten elektronischen Personalakte kategorisiert und auch archiviert. Die Dokumente sind im System abgelegt.